Mesmo sem saber, você depende do SEFIP para garantir que o seu FGTS e sua contribuição ao INSS estejam em dia.
Por isso, neste artigo, vamos explicar como funciona do SEFIP, qual a sua importância e o que você, como trabalhador, precisa saber.
O que é SEFIP?
O SEFIP, ou Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, é um programa gratuito criado pela Caixa Econômica Federal, usado pelas empresas para organizar e enviar ao governo as informações sobre os trabalhadores e fazer o recolhimento do FGTS.
Ou seja, é por meio da SEFIP que o empregador informa quem são seus funcionários, quanto ganham e quanto deve ser depositado no FGTS e na Previdência.
Esse sistema era obrigatório para todas as empresas até fevereiro de 2024, mas, a partir de março de 2024, a maioria delas passou a usar o novo sistema chamado FGTS Digital, que funciona dentro do eSocial.
Mesmo assim, em alguns casos específicos (como órgãos públicos e processos judiciais), a SEFIP ainda pode ser usada.
Para que serve esse programa?
O SEFIP serve para formalizar as informações de vínculo empregatício, salários e movimentações trabalhistas.
É por meio desse sistema que a empresa:
- Recolhe o FGTS;
- Declara informações para a Previdência Social;
- Atualiza os registros trabalhistas dos funcionários.
Quem deve usar o SEFIP?
Até fevereiro de 2024, todas as empresas que tinham funcionários registrados usavam a SEFIP para enviar informações ao governo e fazer o recolhimento do FGTS e INSS.
Porém, a partir da competência de março de 2024, a maior parte das empresas passou a usar o FGTS Digital, integrado ao eSocial. Mesmo assim, alguns casos ainda continuam obrigados a usar O SEFIP.
Atualmente, devem usar SEFIP:
- Órgãos públicos com natureza jurídica específica (CNAE 8411-6/00);
- Empresas envolvidas em processos judiciais trabalhistas, para recolhimentos com códigos 650 e 660;
- Casos especiais previstos pela legislação.
Ou seja, a maioria das empresas comuns não usa mais SEFIP, mas ela continua sendo obrigatória para algumas situações específicas.
Se você trabalha em órgão público ou está envolvido em um processo trabalhista, é possível que o recolhimento ainda seja feito por meio da SEFIP.
Qual a diferença entre SEFIP e GFIP?
O SEFIP é usada pelas empresas para organizar e preencher as informações sobre os trabalhadores, salários, FGTS e INSS.
Já a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) é o arquivo gerado dentro do SEFIP. Esse arquivo reúne todos os dados preenchidos e é o que será transmitido à Caixa e ao governo.
Ou seja, de forma simples: você usa o SEFIP para criar a GFIP, e depois envia esse arquivo para cumprir suas obrigações legais.
Como baixar o SEFIP?
Se você precisa usar o SEFIP, seja para corrigir informações antigas ou para situações específicas (como recolhimentos de processos trabalhistas ou órgãos públicos), é possível baixar o programa gratuitamente.
O SEFIP está disponível no site da Caixa Econômica Federal, na versão mais recente: SEFIP 8.4, lançada em 30/07/2021. Essa versão serve para gerar ou corrigir declarações desde janeiro de 1999 até fevereiro de 2024.
A partir de março de 2024, a maioria das empresas passou a usar o novo sistema FGTS Digital, mas a SEFIP ainda é necessária para casos específicos, como:
- Órgãos públicos com natureza jurídica especial;
- Recolhimentos por decisão judicial (códigos 650 e 660);
- Retificações de períodos anteriores a março de 2024.
Passo a passo para baixar
- Acesse o site da Caixa: www.caixa.gov.br
- No menu superior, clique em “Downloads”
- Vá para a seção “FGTS”
- Procure por “SEFIP 8.4”
- Baixe o instalador e siga as instruções de instalação no seu computador
Como transmitir os arquivos SEFIP?
Após preencher as informações no programa, você deve enviar o GFIP.
Veja como:
- Preencha os dados no SEFIP normalmente (informações da empresa, trabalhadores, salários, etc.).
- Gere o arquivo no SEFIP — ele vai ter a extensão “.SFP” (exemplo: NRA001.SFP).
- Acesse o site do Conectividade Social ICP:
https://conectividade.caixa.gov.br - Faça login com um certificado digital válido (da empresa ou do contador).
- Escolha a opção para enviar arquivo SEFIP.
- Selecione o arquivo gerado e envie.
- Após o envio, o sistema vai gerar um protocolo (SELO/PROTOCOLO).
- Volte no SEFIP, carregue o protocolo e, então, gere a GRF (Guia de Recolhimento do FGTS).
Qual o tempo de armazenamento da documentação?
A legislação exige que as empresas guardem os documentos da SEFIP por pelo menos 30 anos.
Isso é fundamental para comprovar o pagamento do FGTS e das contribuições previdenciárias caso haja fiscalização ou pedido do trabalhador.
Quais são as penalidades do SEFIP?
Não enviar ou enviar informações incorretas no SEFIP pode gerar multas e sanções.
As principais penalidades incluem:
- Multa por atraso: De 2% ao mês sobre o valor do FGTS devido, limitada a 20%.
- Multa por erro de informação: Pode variar de acordo com a gravidade do erro.
Manter os dados atualizados e enviar a SEFIP no prazo evita prejuízos financeiros e problemas legais para a empresa.
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Perguntas Frequentes
Como enviar SEFIP sem movimento?
Se a empresa não teve movimentações (sem pagamento de salários ou novos funcionários), ainda assim precisa enviar a SEFIP com a opção “Sem Movimento”.
Como enviar SEFIP de anos anteriores?
Para regularizar períodos antigos, você deve gerar o GFIP retroativo no SEFIP, informar os dados corretos e transmitir pelo Conectividade Social.
